RFI — Informationsanfrage

Eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) ist ein unverbindliches, formales Informationsbeschaffungsverfahren, das der Einkäufer einsetzt, wenn Spezifikation oder Lösungsweg noch nicht festgelegt sind und er erfahren möchte, welche Lieferanten am Markt existieren, welche Fähigkeiten und Kapazitäten sie haben und welche Ansätze oder Technologien sie nutzen. Eine RFI unterscheidet sich von einer RFQ oder RFP sowohl im Zeitpunkt als auch in der Absicht: sie fordert weder Preis noch Angebot, sondern bildet Lieferantenkompetenz, Referenzen, Leistungsspektrum, Branchenerfahrung und Gesamtansatz ab. Ein mittelständisches Einkaufsteam setzt eine RFI typisch ein, wenn es in eine neue Beschaffungskategorie eintritt, der bestehende Lieferantenpool unzureichend erscheint oder eine innovative Lösung gesucht wird. Das RFI-Dokument sammelt üblicherweise Unternehmensprofil und -geschichte, Indikatoren finanzieller Solidität, Produkt- und Dienstleistungsportfolio, Referenzkunden, Zertifikate, Qualitätsmanagementsystem, Produktions- oder Dienstleistungskapazität, Nachhaltigkeitsrichtlinie und typische Preisspanne. Die zurückkehrenden Antworten verengen den Lieferantenpool und erzeugen eine vorqualifizierte Lieferantenliste, die anschließend in eine RFQ oder RFP geht. Da eine RFI unverbindlich ist, sind die Teilnahmekosten für Lieferanten gering und die Rücklaufquote im Allgemeinen hoch. RFI-Ergebnisse fließen direkt in die qualitativen Kriterien (Erfahrung, Zertifizierung, Referenzen) der Lieferantenbewertung #022 (AHP) ein.